Pour vous aider à respecter la RGPD, Hello Talent a créé des fonctionnalités de suivi du consentement qui vous aideront à rester au fait du consentement de vos candidats.

Dans la section Conformité au RGPD des paramètres d’organisation, vous pourrez mettre par défaut le suivi de consentement de tous les nouveaux viviers en activant la fonction.

Lorsque le suivi du consentement est activé, les profils ajoutés aux nouveaux viviers auront une section de suivi du consentement où vous pouvez voir si le profil a reçu une demande de consentement ou s'il a accepté la demande de consentement.

Statut du consentement

Non demandé

Tous les nouveaux profils commenceront par un statut Non Demandé. À ce stade, vous pouvez envoyer une demande au candidat tant qu'un e-mail est associé au compte. Vous pouvez configurer le modèle par défaut dans les paramètres de gestion de viviers.

En Cours

Lorsque vous avez envoyé une demande au candidat, son statut de consentement sera En Cours jusqu'à ce qu'il accepte ou rejette la demande. Vous pouvez envoyer un rappel au candidat en lui envoyant un autre e-mail avec un lien vers sa page de candidat.

Accordé

Une fois qu'un candidat a accepté votre demande de consentement pour collecter ses données via la page candidat, son statut passe au statut Accordé. Ce statut est valide pour la période de conservation des données définie dans la section Conformité au RGPD des paramètres d'organisation. Hello Talent affichera lorsque le consentement a été recueilli ainsi que sa dated’expiration. Lorsque le consentement d'un profil arrive à expiration, vous pouvez renouveler le consentement par e-mail en cliquant sur le bouton Renouveler le consentement.

Rejeté

Un statut Rejeté signifie que le candidat n'a pas consenti à ce que vous stockiez ses données. Si cela se produit, vous devez immédiatement anonymiser les données. Hello talent vous donne la possibilité d'anonymiser automatiquement les consentements refusés. Sinon, vous pouvez également le faire manuellement. Consultez notre article sur l'anonymisation pour plus d'informations.

Non valide

Un statut de consentement Non valide signifie qu'aucune adresse e-mail n'a été fournie dans le profil des candidats. Une fois que vous avez ajouté un e-mail, le statut passe à Non demandé.

Durée de conservation

Étant donné que la période de conservation des données peut varier selon les pays d'Europe, Hello Talent vous donne la possibilité de contrôler la période de temps pendant laquelle vous pouvez conserver les données de vos candidats. L'ajustement de ce nombre affectera le moment où les statuts de consentement passeront de Accordé à Expiré ainsi que le calcul de la date d'expiration. Veuillez noter que même si vous définissez la période de conservation ici, il est de votre responsabilité d'anonymiser correctement les données une fois qu'elles ont expiré. Consultez notre article de support sur l'anonymisation pour plus d'informations.

Configuration des modèles

Des modèles par défaut peuvent être choisis pour demander le consentement et renouveler le consentement. Vous pouvez modifier ces modèles dans la section Modèles d’e-mails dans les paramètres d'organisation. Bien que vous puissiez définir une valeur par défaut pour toute votre organisation, les viviers individuels peuvent avoir leurs propres modèles dans les paramètres de gestion de viviers. Cela signifie que les modèles d'e-mail définis dans les paramètres du vivier auront la priorité sur les modèles d'e-mail sélectionnés dans les paramètres d'organisation.

Lorsqu'un modèle est sélectionné, il sera automatiquement choisi lorsque vous envoyez une demande de consentement ou renouvelez une demande de consentement.

Il est important que lorsque vous envoyez une demande de consentement ou un e-mail de renouvellement, vous gardiez le lien vers leur page de candidature. Ce n'est que lorsque le candidat aura accepté la demande de consentement sur la page du candidat que l'état de la demande sera mis à jour.

Si vous ne souhaitez pas envoyer la demande par e-mail via Hello Talent, vous avez la possibilité de copier l'URL de la page du candidat et de l'envoyer au candidat par votre moyen préféré.

Page candidat

La page candidat est l'endroit où le candidat acceptera ou rejettera votre demande de consentement et cette URL spécifique au profil est liée au courrier électronique de chaque profil. Ici, le candidat verra les données personnelles que vous avez collectées à son sujet, notamment:

  • Prénom et nom
  • Informations de contact
  • Poste actuel, employeur actuel, industrie et emplacement
  • Profils réseaux sociaux

Si un candidat accepte la demande de consentement, le profil passe au statut de Consentement Accordé. S'ils rejettent votre demande de consentement, le profil passera au statut de Consentement Rejeté. Selon les lois du RGPD, tout statut de consentement rejeté doit être anonymisé. Consultez notre article de support sur l'anonymisation pour plus d'informations.

Vous pouvez personnaliser la page candidat dans la section Conformité au RGPD du paramètre d'organisation.

Filtrer les profils

Pour voir quels candidats ont des statuts de consentement en suspens, Hello Talent a ajouté des filtres pratiques pour que vous puissiez agir rapidement.

Ces filtres peuvent être appliqués et utilisés avec l'action Envoyer un e-mail en masse pour demander rapidement le consentement à de nouveaux profils.

Important : Hello Talent propose des fonctionnalités qui vous aident à simplifier la collecte de votre consentement RGPD de vos candidats, et qui vous aident à rester constamment à jour sur leur statut de consentement, mais pour vous assurer que votre politique RGPD est conforme, veuillez vous référer à votre service juridique.

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